Un événement n'en est pas un sans la musique, et la musique, pour toucher le public cible, doit être harmonisé avec le thème et l'attente des spectateurs. De ce fait, l'intervention d'un expert est toujours recommandée pour réussir un événement en général, et un événement festif en particulier. Et voilà quelques astuces à adopter afin de faire appel à un musicien professionnel pour l'animation d'un événement.
La définition du public cible
Avant même de rechercher un musicien pour l'animation d'un événement, il faut définir le public ciblé par l'événement musical (spectacle ou concert) à organiser. Effectivement, le type de musique varie d'une génération à une autre, d'où le besoin de viser son cible, jeune, vieux ou le grand public.
D'autant plus que ce facteur détermine les modalités d'organisation, ainsi que les autorisations et encadrement de l'événement. De la même manière, il définit aussi le choix des artistes, qui est totalement différents pour un public mineur et pour un public majeur.
Lors de la définition du public cible, il convient aussi de penser déjà au nombre de personnes qui seront présente à la manifestation artistique. Cela permet de mieux en préparer l'accueil, et de déterminer aussi les perspectives de fréquentation.
Dans tous les cas, linkaband.com peut toujours aider à assister un organisateur pour appeler un musicien professionnel à animer un événement.
Déterminer le type de prestations, bénévoles ou rémunérées
Une fois que le public cible est défini, il est temps de penser à déterminer le type de prestations artistiques. Est-ce que les artistes seront rémunérés ou leurs prestations seront affectées au service de bénévolat ?
Cette étape de choix d'artistes qui participeront à l'événement est importante. Dans ce contexte, l'organisateur dispose de deux options à sa disposition, soit recourir au service des artistes bénévoles ou solliciter les services des artistes rémunérés.
Dans le cas où l'organisateur souhaite faire intervenir des artistes bénévoles, l'événement est classé comme un spectacle amateur. En l'occurrence, il doit respecter les dispositions légales suivant la loi du 7 juillet 2016, déterminant la liberté de création, l'architecture et le patrimoine régissant cette manifestation artistique.
Pour trouver un artiste rémunéré, il est nécessaire de signer contrat de travail et réaliser aussi les démarches d'embauche auprès de l'URSSAF et du GUSO pendant l'événement. Cette étape est incontournable, que ce soit pour un événement occasionnel ou régulier.
Déterminer le budget d'organisation
Le budget d'un événement doit être fixé bien avant même le recrutement de l'artiste. Effectivement, louer un groupe de musique nécessite un budget assez élevé. Dans ce budget, la ligne consacrée à l'artiste doit être séparée des autres, étant donné qu'il s'agit d'une prestation à part. Effectivement, l'acquisition ou location des matériels audiovisuels, la réservation de la salle de l'événement, le paiement des droits et taxes, et la rémunération des artistes sont autant de rubriques incontournables à intégrer dans le budget. Outre cela, une ligne d'imprévus doit aussi y figurer pour la bonne règle.
Dans tous les cas, en plus du budget général alloué à la manifestation, l'organisateur peut toujours trouver des alternatives de financement pour son événement (sponsoring, parrainage ou mécénat).
Les démarches administratives à réaliser
Pour la réalisation d'un événement, certaines obligations légales doivent être effectuées, notamment au niveau administratif. Pour commencer, la licence d'entrepreneur de spectacle n'est pas obligatoire si le nombre de manifestations annuelles ne dépassent pas 6 représentations. En compensation, il faut établir une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles de sa région, un mois avant la manifestation.
Cette déclaration doit mentionner la nature, le nombre, la durée, ainsi que la date de l'événement et le nombre de salariés engagés. Outre cela, l'organisation doit mentionner l'enseigne, la raison sociale, l'adresse du siège, et la forme juridique de l'organisateur.
Les autres dispositions à prendre
En faisant appel à un musicien professionnel pour l'animation d'un événement, l'organisateur s'engage dans une grande responsabilité. En l'occurrence, il lui faut souscrire une assurance qui couvrira aussi bien les personnes que les biens et les locaux. Cette couverture sera effective avant, pendant et après la manifestation. Il s'agit d'une assurance responsabilité civile servant à la couverture de l'organisateur en cas de dommages causés à un de ses salariés ou à une tierce personne. La police d'assurance inclut aussi une garantie accidents, une assurance tous risques matériels, et une garantie annulation en raison d'un phénomène naturel ou manifestation sociale.
Outre cela, il faudra prévoir un service de sécurité et de secours pour protéger les assistants, les organisateurs et l'artiste.
Enfin, au niveau de la communication de l'événement, il faut prévoir la billetterie (sur site internet, sur les réseaux sociaux, ou par d'autres canaux de communication.